Wprowadzenie nowego pracownika do zespołu często ogranicza się do przedstawienia go pozostałym osobom i zapoznania z zakresem obowiązków. Tymczasem opiekun powinien zadbać o stworzenie warunków do jego współpracy z zespołem, a następnie monitorować proces adaptacji. Tylko wówczas zatrudnienie nowej osoby przyniesie oczekiwane rezultaty.
Przedstawienie zespołowi, pokazanie biurka i zapoznanie z zakresem obowiązków – na tym zwykle kończy się wprowadzenie nowego pracownika. A przecież nie każdy ma łatwość nawiązywania relacji i adaptowania się w nowym środowisku. Nie każda grupa jest też wystarczająco otwarta – bez odpowiedniego wsparcia, może potraktować nową osobę jak intruza albo wręcz rywala. Dlatego adaptacja nowym środowisku pracy powinna być procesem, którego czas trwania i przebieg są indywidualnie dopasowywane przez opiekuna, czy menedżera do nowego członka zespołu.
Warunki do współpracy
Opiekun powinien zadbać, a następnie monitorować, czy integracja się udała. Ważny jest w tym przypadku nie tylko aspekt relacji międzyludzkich, ale także ten biznesowy. Jeśli takie wdrożenie się nie uda i nowy pracownik odejdzie, pracodawca poniesie koszty rekrutacji, szkoleń adaptacyjnych i przestoju związanego z niezrealizowanymi zadaniami. Rolą opiekuna jest stworzenie warunków do współpracy w zespole. W okresie wdrożeniowym, może zwiększyć częstotliwość spotkań zespołu, podczas których poszczególni członkowie dzielą się informacjami nt. realizowanych przez siebie projektów, dzięki czemu nowy pracownik ma szansę szybko zapoznać się ze specyfiką pracy w danej jednostce i stać się jednym z ogniw służbowej sieci kontaktów. Zespół powinien mieć świadomość, że zaakceptowanie i wdrożenie nowej osoby niesie ze sobą wartość dodaną, a nie zagrożenie.
Jeżeli jednak przełożony zauważy niepokojące sygnały np. cały zespół poza nowym pracownikiem chodzi na lunch, koniecznie powinien zdiagnozować problem. Oczywiście nie zawsze leży on po stronie grupy. Sytuacje takie warto wyjaśnić jak najszybciej. Może się zdarzyć, że powód nieporozumienia jest prozaiczny i będzie można go usunąć zanim dojdzie do zaognienia.
Same plusy
Udana adaptacja niesie ze sobą wiele korzyści. Poza tymi, zakładanymi w procesie rekrutacyjnym, jak zatrudnienie specjalisty o konkretnych umiejętnościach i wiedzy, potrzebnej do realizacji zadań, jest po prostu…zmiana. Czasami warto zrewidować kulturę organizacyjną – nawet w zgranym zespole – pozyskać nowe świeże spojrzenie, pomysły i inspiracje. Jeżeli przełożony odpowiednio podzieli pracę, pozostanie czujny, zwłaszcza w ciągu kilku pierwszych miesięcy wdrożenia, adaptacja przebiegnie bezboleśnie i wszyscy łącznie z nim odczują jej pozytywne rezultaty.
Opinie
Jak to się odbywa w PKO Banku Polskim?
Michał Stępień, starszy specjalista – niedawno dołączył do Biura Rzecznika Klienta, opowiada o procesie adaptacji w PKO Banku Polskim.
Najbardziej przydatne elementy procesu….
… to przede wszystkim komunikacja dotycząca warunków zatrudnienia w Banku oraz wynikających z tego dodatkowych możliwości – różnego rodzaju benefitów. Przydatne na pewno były szkolenia dostępne w intranecie zawierające podstawowe i najważniejsze informacje zarówno z zakresu codziennie pełnionych przeze mnie obowiązków zawodowych, jak i ogólnej wiedzy o banku i całej grupie kapitałowej.
Najtrudniejsze w adaptacji….
… moja przebiegła w sposób bardzo płynny i przyjazny. Oczywiście trudności okresu adaptacyjnego występują zawsze i związane są z poznaniem i dostosowaniem się do nowego środowiska pracy. Wcześniej pracowałem w innym banku, gdzie pewne produkty, czy procesy przypisane były do innych jednostek niż w PKO Banku Polskim, musiałem więc dostosować się do nowego modelu funkcjonowania organizacji, poznać jej specyfikę. Codzienna pomoc osób, z którymi bezpośrednio współpracuję pomogła mi i nadal pomaga przezwyciężać ewentualne trudności.
Projekty, których celem jest wsparcie nowych pracowników „Dzień dobry w Banku” oraz „Poznaję Bank”….
… pozwoliły mi poznać codzienne środowisko pracy, nie tylko na poziomie biura, w którym pracuję, ale również innych jednostek, departamentów, oddziałów Banku. Mogłem zadać nurtujące mnie pytania, poznać osoby, do których w przyszłości będę mógł się zgłosić, gdy pojawi się jakaś kwestia do wyjaśnienia z ich dziedziny. Dla mnie, jako pracownika Biura Rzecznika Klienta, jest to dodatkowo cenne, ponieważ w codziennej pracy opieram się m.in. na kontaktach z jednostkami merytorycznymi. Spotkania pomogły w skuteczniejszej i efektywniejszej pracy.
Anna Głuszak – dyrektor Biura Operacji w Gdyni (COD) – opowiada o procesie adaptacji w PKO Banku Polskim z punktu widzenia opiekuna.
Kluczowy wpływ na przebieg adaptacji ma…
… otwarta komunikacja z nowym pracownikiem, już w procesie rekrutacji m.in. dotycząca rozpoczęcia pracy. W tym momencie zaczyna się relacja, która ma wpływ na sposób wejścia nowej osoby w naszą organizację. Poznawanie nowych pracowników powinno zaczynać się już podczas rozmowy rekrutacyjnej, dlatego uczestniczę w tych rozmowach wspólnie z bezpośrednim przełożonym zespołu, do którego poszukujemy kandydatów. Najnowszym elementem jest dodatkowe spotkanie z przyszłymi pracownikami na tydzień przed rozpoczęciem pracy, żeby pierwszy dzień nie był pierwszą wizytą w nowym miejscu pracy. Kandydaci potwierdzili, że takie spotkanie minimalizuje stres na starcie zatrudnienia.
Największe wyzwania w tym procesie…
… to wytypowanie dobrze dobranego opiekuna i zorganizowanie odpowiedniego pakietu szkoleń (zarówno aplikacyjnych, jak i indywidualnych z procesów na stanowisku związanych z obsługą operacji) – uwzględniających cechy osobowości naszego nowozatrudnionego. Wyzwaniem jest również przeniesienie zaplanowanych działań adaptacyjnych z przygotowanego harmonogramu – do szczegółowej realizacji, ponieważ m.in. duża dynamika zmian w naszej jednostce powoduje konieczność modyfikowania tego harmonogramu, oczywiście zawsze w porozumieniu z naszym kandydatem.
Sprawdzone „patenty” na udane wdrożenie pracownika…
…ważna jest umiejętność typowania utalentowanych opiekunów i dobieranie zgranych grup wdrożeniowych dla nowych pracowników. Warto też wprowadzić pracownika w szerszy zakres zadań niż ma jego zespół. Możliwe to jest przy wykorzystaniu opracowanej w Centrum Operacji „mini migracji”, czyli krótkim pobycie w innych zespołach i powierzaniu zadań spoza podstawowych. Korzystny jest też udział nowego pracownika w zadaniach akcyjnych, co daje szansę poznania zagadnień występujących rzadziej. To również okazja do współpracy z pracownikami spoza zespołu, do którego trafił.
W Centrum Operacji mamy też własny projekt adaptacyjny „Dzień dobry w COD” – daje szansę poznania nie tylko najbliższego otoczenia, ale całej jednostki. Ważny jest również udział w bankowym programie „Poznaję Bank”, szczególnie dla osób spoza instytucji finansowych.
Elementy i narzędzia procesu onboardingu (adaptacji pracownika) w PKO Banku Polskim
- Opiekun – rola wyznaczana wybranej osobie przez przełożonego
- Stanowisko pracy – przygotowywane z wyprzedzeniem przez przełożonego/opiekuna
- Mail powitalny – rodzaj przewodnika, zawierający niezbędne informacje oraz linki, przydatne nowozatrudnionemu pracownikowi
- „Nowy Pracownik” – zakładka na portalu wewnętrznym Intra
- Szkolenia adaptacyjne (proceduralne, aplikacyjne i produktowe) – mają na celu przekazanie pracownikowi oddziału detalicznego, oddziału korporacyjnego lub Domu Maklerskiego wiadomości niezbędnych do sprawnego funkcjonowania w określonej komórce
- „Dzień dobry w Banku” – spotkania/prezentacje/targi informacji mające na celu przekazanie nowym pracownikom pigułki wiedzy nt. organizacji
- „Poznaję Bank” – program dla pracowników jednostek centrali, polegający na kilkugodzinnej wizycie uczestnika w jednym z oddziałów detalicznych
- Kompetikon – szkolenia interaktywne, przybliżające Model Kompetencji Banku
źródło: PKO BP
