Wdrożeniowy must have, czyli jak przyjąć „Nowego”

 
 
 

Candidate experience – dla HR-owców podstawa działań w dzisiejszych czasach, miernik ich sukcesu. Kluczowe sformułowanie w tym roku.

Firmy powinny prowadzić rekrutację nastawioną na budowanie pozytywnych wrażeń u Kandydata a cały ich proces rekrutacji powinien być przyjazny. Słowem: ma być miło. Niestety trochę mniej się mówi o tym gdzie leży prawda w tym miłym procesie, ale nie o tym dziś. Dziś o tej szczęśliwej chwili, kiedy Rekruter wreszcie doczeka dnia, gdy jego wyłowiona z oceanu perełka przychodzi do pracy. Perełka, na potrzeby tego artykułu zwie się po prostu

„Nowy”. 

I sytuacja ma się tak: z naszej strony (HR) – pełna radość i lekki niepokój, taki dreszczyk emocji i potrzeba sprawdzenia, czy nasze ego dalej może siedzieć na piedestale, bo mamy fantastycznego nosa do ludzi! Nowy ma spocone dłonie, suchość w gardle i taki poziom adrenaliny, że w zasadzie pierwszego dnia do pracy przybiega, jest jakieś 20 minut przed czasem, szczególnie jeśli to młody przejęty człowiek. Pozytywna energia, zwarty i gotowy na nowe wyzwania, wpada do firmy i w odpowiedzi na jego uśmiech wita go  nieprzyjaźnie wyglądająca sterta lekko zużytych segregatorów,  tona procedur napisanych językiem, którego w sumie nikt nie rozumie oraz najciekawsze z możliwych: szkolenie BHP –  tak nudne, że nawet prowadzący trochę przysypia…

Murowany piorunujący efekt!

Nic tak szybko nie zagasi całego entuzjazmu jak przystawka z instrukcji, danie główne z procedur i najsłodszy z najsłodszych deser o smaku BHP.  Generalnie miało być fajnie, ale wyszło jak zwykle. Pierwsze dni są decydujące. Zatrudnić jest trudno, ale prawdziwą sztuką jest Nowego zatrzymać w pracy. ..

Znacie to z własnych podwórek, prawda? No cóż, prawie wszędzie podają to samo menu. Pomyślmy wspólnie co można zmienić, by dodać tym potrawom trochę smaku i nutkę pikanterii.  Pytanie brzmi, co zrobić, żeby nasz Nowy nie stracił zapału do pracy? Nie chcemy zaprzepaścić ciężkiej pracy z procesu rekrutacji. Wiemy też, że bez BHP nie puścimy go do pracy, a procedury, instrukcje i wszystkie te papierki poznać musi…  Mam kilka propozycji, ale każda z nich wymaga dostosowania jej do potrzeb naszej organizacji i dobrego przemyślenia czy to rozwiązanie pasuje do naszej firmy.

  1. FUN start!

No dobra, to jak możemy zacząć inaczej? Wspólnym śniadaniem? Spacerem „po włościach”? Może koledzy z biura nagrają powitalny film dla Nowego i puszczą go gdy wejdzie do biura? Cóż, nasz Nowy nie uniknie BHP i innych przyjemności, ale chwilę się odwleką i na pewno łatwiej je przyjmie, z większym zrozumieniem, Poza tym kto nam broni przekazać wiedzę w bardziej interesujący sposób? Można zrobić wszystko, ale mamy kilka ograniczeń: wyobraźnia, finanse i kultura organizacji.

  1. Witaj w domu!

Zorganizuj stanowisko pracy – niech niczego nie brakuje nowemu pracownikowi. Może niech otrzyma od firmy jakiś „good morning pack”? Kubek, kawę, podpisaną łyżeczkę, czekoladki…? Cokolwiek by to miało być, musi być spójne z tym jaką firmą jesteśmy.

  1. Buddy – przewodnik Nowego

Dobrze znane i często wykorzystywane rozwiązanie, polegające na ustanawianiu jednego z pracowników dedykowanym opiekunem Nowego, który ma obowiązek zająć się jego aklimatyzacją w firmie. To dobre rozwiązanie, jednak uważam, ze jak każde inne można je „ugryźć” od innej strony i uszyć pod nasze potrzeby. Poza tym dlaczego nie uczynić z niej narzędzia wspierającego employer branding firmowy i dać opiekunowi Nowego możliwość zyskania jakiś zysków z tej funkcji? Skuteczne wdrożenie i dobra komunikacja są inwestycją, która na pewno się zwróci pracodawcy.

  1. Zasada: dezinformacja to dezorganizacja

Komunikacja to podstawa. Nawet jeśli nasz Nowy 30 razy przeczyta procedury a następnie 50 razy ktoś mu je streści, to jego mózg wciąż będzie się bronił przed przyjęciem tych nudnych informacji. Tak, nawet najbardziej zmotywowany umysł broni się przed nudą.

Warto przygotować poradnik dla osób nowo zatrudnionych, w którym będą najważniejsze informacje o przedsiębiorstwie. Poradnik może mieć różne formy: ebooka, drukowaną, aplikacji, może funkcjonować w Intranecie i kończyć się quizem…

Ważne, żeby nowa osoba dowiedziała się z niego:

– jaka jest misja i wizja firmy;
–  poznała historię firmy;
– przedstawmy w nim EVP, wartości firmy, kulturę organizacji;
– kto w firmie rządzi –warto by Nowy umiał rozpoznać twarze Najwyższego Kierownictwa, Zarządu;
– niech poradnik pomaga mu zrozumieć do kogo z czym się udać (warto załączyć wykaz @ i telefonów);
– jakie zasady panują w firmie: nowa osoba często nie zna odpowiedzi na pytania:  „Czy mogę się częstować tą kawą (czy właśnie odbieram komuś jego napój życia)?”, „Czy mogę puścić dymka kiedy chce?
– informacje kadrowo-płacowe: długość przerw; jak to jest z urlopami;  czy jest jakiś system oceny pracownika, jak często się to odbywa;
– polityka social media (jeśli jest), na jakich kanałach pracownik znajdzie firmę
– inne ważne z punktu widzenia firmy informacje .

  1. Out of the box

Wykorzystaj kulturę organizacji i stwórz coś, jak np. elementy przestrzeni, które będą na tyle specyficzne i niecodzienne, że nowa osoba nie wytrzyma dopóki nie zapyta „KURDE, o co tu chodzi?” – taka sytuacja doprowadza nas do okazji, by z inicjatywy Nowego porozmawiać o firmowych wartościach. Tak przekazane są podane w idealnej formie.

Np. Dlaczego tu wszędzie są takie dziwne lampy?

– Robiliśmy je wspólnie podczas warsztatów rękodzieła. Uczyliśmy się jak pracować zespołowo i komunikować się skutecznie.  Nie było to łatwe, ale poczucie humoru wszystko załatwiało. W firmie mamy tylko część lamp. Pozostałe przekazaliśmy na aukcję dobroczynną.

  1. Ej, Kolego – przedstaw się!

Pamiętaj, że Nowego trzeba przedstawić innym. Pomysł żeby wyszedł na środek i powiedział „COŚ” o sobie jest raczej średni . Jakie przyjemniejsze rozwiązanie pasuje do Twojej organizacji? Co wzbudziłoby u obecnych pracowników sympatię do Nowego, jednocześnie nie byłoby krępujące dla niego?

  1. META

Pamiętaj, że na koniec dnia warto jest wzmocnić pozytywne wrażenia u Nowego.  Zapytaj o jego wrażenia, zanotuj i chwilę podyskutuj. Jeśli macie wyluzowaną firmę, zróbcie sobie pamiątkowe selfie z Zarządem i dodajcie na Wasze kanały social media, chwaląc się jak fantastycznego pracownika właśnie zatrudniliście (jeśli oczywiście Nowy wyrazi zgodę). Pochwal Nowego, powiedz mu coś miłego, pogratuluj, podziękuj. Możesz też zareagować bardziej stonowanie, byle był to jakiś miły gest.

Wcale nikogo nie namawiam do wymyślania „cyrków na kółkach”. Nie każdej organizacji przystoją pewne zachowania i wszyscy to dobrze wiemy. Sposób  w jaki witamy Nowego powinien  być spójny z tym jaką organizacją jesteśmy.

Wdrożenie nowego pracownika powinno  być dobrze przeprowadzone. Poza miłymi aspektami musimy też przemyśleć kwestię merytoryczną: czego Nowy w trakcie wdrożenia musi się nauczyć, jak najlepiej do tego dojść? Warto zrobić sobie plan wdrożeniowy, tak by każdego dnia ludzie wiedzieli, że w ich biurze pojawi się Nowy, żeby nauczyć go czynności X. Niech Nowy przez całe wdrożenie czuje, że ludzie dają mu tyle uwagi, wiedzy i profesjonalizmu, ile tylko mogą.

Wdrożenie Nowego, to proces wspierający działania employer brandingowe i nie można go  traktować po macoszemu.

Musi być dobrze przemyślany i nie tylko efektowny, ale też efektywny. W dodatku sposób powitania Nowego w pracy powinien być spójny z kulturą organizacji. Potraktujmy go jak wsparcie dla komunikacji na temat kultury organizacji. Nie może być przesadzony i sztuczny, bo zawiedzione oczekiwania nowego pracownika bolą najbardziej.  I najmocniej demotywują. Zatem dla dobra wszystkich zaangażowanych – nigdy nie obiecujmy więcej, niż możemy i chcemy dać. Zasada ta tyczy się każdego szczebla życia organizacji.

Aleksandra Niewiadowska,
HR Partner MB-Pneumatyka