Po pierwsze: ułatwia pracę
Portal pracowniczy (ang. Employee Self-Service) jest jednym z tych narzędzi, które nie tylko pomaga kadrze zarządzającej, ale wszystkim pracownikom firmy. Jego głównym zadaniem jest ułatwienie wszystkich zachodzących procesów HR w firmie (od rekrutacji, oceny pracowniczej, zarządzania przez cele, wnioskowania o zaświadczenie, wnioskowania o urlop wypoczynkowy czy też obsługa e-dokumentów). W zależności od potrzeb firmy, portal może być bardzo rozbudowany, poszerzony o działania wspierające procesy miękkiego HR, a nawet może spełniać rolę wewnętrznego intranetu. Może mieć także bardzo uproszczoną, podstawową formę, dzięki której pracownicy mają po prostu bezpośredni dostęp do swoich dokumentów kadrowych.
Dostęp do portalu możliwy jest poprzez przeglądarkę internetową, nie tylko w sieci firmowej, ale również z sieci zewnętrznej. Co ważne, pracownicy mają do niego samodzielny, bezpieczny dostęp z dowolnego miejsca, o każdej porze dnia i nocy.
Dzięki portalowi pracowniczemu pracownik staje się samodzielny: może wydrukować PIT lub pasek płacowy. Ma dostęp do swoich grafików, delegacji, może złożyć wniosek o urlop. Zapoznaje się z celami stawianymi przez przełożonego, poznaje politykę szkoleniową lub odbywa szkolenie e-learningowe Przełożony natomiast może mieć cały czas dostęp do informacji o swoich pracownikach (ich urlopach, umowach, ocenach okresowych etc.). Tym sposobem uwalniana jest część zasobów działu HR, uproszczone i wystandaryzowane zostają procesy, a co najważniejsze kadra menedżerska otrzymuje narzędzie wspierające zarządzanie.
Po drugie: buduje wizerunek pracodawcy
(employer branding)
W każdej firmie, szczególnie takiej, gdzie struktura jest rozproszona, lub w firmach wielooddziałowych, kontakt z przełożonym, menedżerem, działem HR jest utrudniony. Z drugiej strony bardzo ważne obecnie budowanie wśród swoich pracowników wizerunku „pracodawcy z wyboru” (zgodnie z uproszczoną definicją wewnętrznego employer brandingu), wymaga częstego kontaktu z nimi. I choć portal pracowniczy nie zastąpi tak skutecznych narzędzi employer brandingu jak wyjazdy integracyjne, czy szkolenia, to będzie dużo skuteczniejszą formą codziennej komunikacji, niż wydawanie np. gazetek firmowych.
Odpowiednio zaprojektowany i wdrożony portal pracowniczy, który nie tylko ułatwia pracę i rozwiązuje problemy, może być wykorzystywany jako narzędzie motywujące do pracy. Spersonalizowane komunikaty zamieszczane na stronie internetowej pracownika mogą informować o możliwościach rozwoju w firmie, lub po prostu budować przyjemną atmosferę. Portal, traktowany jak wewnętrzny intranet pozwala kaskadować bieżące informacje o wydarzeniach w firmie, prezentować aktualną strukturę organizacyjną, czy też pełnić miejsce ‘spotkań’ pracowników.
Skuteczność portalu pracowniczego jako
narzędzia employer brandingu
jest ona pewna tym bardziej, że pracownicy cenią to rozwiązanie. Jak wskazują badania przeprowadzone w 2014 roku przez Grafton Recruitment, pracownicy doceniają wprowadzanie rozwiązań portalowych. Oprócz „standardowych” dodatków takich jak karty sportowe, dopłaty do biletów kinowych lub elastyczny czas pracy, ważną rolę odgrywają właśnie portale pracownicze. Respondenci przyznają, że w znaczny sposób ułatwiają „codzienne” życie zawodowe wpływając pozytywnie na wizerunek, jasność i przejrzystość zasad i komunikacji w firmie. Jest to z pewnością ‘dodatek’, który jest firmie potrzebny a posiadanie go jest przywilejem.
Digitalizacja firmy to już nie tylko chęć pójścia z duchem czasu. To realne korzyści dla pracowników i pracodawcy.
Ewelina Dworaczek, Impel Business Solutions
